Humboldt-Universität zu Berlin - Technische Abteilung

Verfahrensablauf bei Vergabeverfahren

Wie komme ich als Nutzer zu den Produkten und Dienstleistungen, wenn Sie auszuschreiben sind?

Das oberste Ziel des öffentlichen Beschaffungswesens ist die Verpflichtung, den Einkauf nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit zu gestalten. Um dieses zu gewährleisten sind die öffentlichen Auftraggeber an eine Vielzahl von Regeln und Vorschriften gebunden. Zu den wichtigsten Grundlagen gehören: …die Verfassung von Berlin (VvB)

•  …die Landeshaushaltsordnung von Berlin (LHO)
•  …die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A)
•  …das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
•  …die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV)

Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen sind bestimmte Verfahrensgrundsätze, die einen fairen Wettbewerb gewährleisten sollen, immer zu beachten. Diese gelten, obwohl die einzelnen Vergabearten in ihrem Verfahrens unterschiedlich ablaufen, für alle einheitlich. Vorrangig sind dies:

• …der Wettbewerbsgrundsatz
• …das Gleichbehandlungsgrunsatz
• …das Diskriminierungsverbot
• …das Verhandlungsverbot
• …das Gebot der Losvergabe

Das Vergabeverfahren

Für das nationale Vergabeverfahren sind drei Vergabearten maßgeblich, die sich in der Auswahl der Anbieter und in der Bindung an einen vorgeschriebenen Verfahrensablauf unterscheiden Hierzu zählen die Öffentliche Ausschreibung, die Beschränkte Ausschreibung und die Freihändige Vergabe.

Auch im internationalen Vergabeverfahren nach EU-Richtlinien wird in drei Vergabearten unterschieden, und zwar zwischen dem Offenen Verfahren, dem Nichtoffenen Verfahren und dem Verhandlungsverfahren.

 Die Öffentliche Ausschreibung

Die Vergabe von Aufträgen erfolgt in Öffentlicher Ausschreibung. Hierbei erfolgt eine öffentliche Aufforderung zur Einreichung von Angeboten an eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen. Da der Bieterkreis nicht beschränkt ist, gewährleistet dieses Verfahren den größtmöglichen Wettbewerb. Die Bekanntmachung der Ausschreibng erfolgt über die entsprechenden Veröffentlichungsblätter bzw. Internetplattformen.

Die interessierten Unternehmen fordern daraufhin die Verdingungsunterlagen bei der Vergabestelle ab. Die Verdingungsunterlagen beschreiben den zu vergebenden Auftrag im Detail, geben Vertragsregelungen vor und informieren die Bieter über die Anforderungs- und Bewertungskriterien. Sie beinhalten die Aufforderung zur Angebotsabgabe und sind Grundlage eines Angebots und im Zuschlagsfall auch Teil des abgeschlossenen Vertrags.

Die Beitragsgrenzen für das Offene Verfahren (sog. Schwellenwert) und der Öffentlichen Ausschreibung sind wie folgt festgelegt:

Nichtoffenes Verfahren und Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb

Unter bestimmten Voraussetzungen werden Aufträge im Wege einer beschränkten Ausschreibung / eines Nichtoffenen Verfahrens vergeben. Unter welchen Voraussetzungen beschränkt ausgeschrieben werden darf, ist auch hier gesetzlich geregelt.

Die Vergabestelle fordert dann eine begrenzte Anzhal geeigneter Unternehmen zur Abgabe eines Angebots auf, wobei der beschränkten Ausschreibung auch ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorausgeht.

Mittels einer Bekanntmachung über die beabsichtigte Vergabe eines Auftrags im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung / eines Nichtoffenen Verfahrens fordert die Vergabestelle interessierte Unternehmen auf, Anträge zur Teilnahme am Wettbewerb zu stellen und benennt die Bewerbungsbedingungen. Aufgrund der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die Unternehmen nach Ihrer Eignung hinsichtlich der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit ausgewählt, die dann zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden.

Die Beitragsgrenzen für das Nichtoffene Verfahren nach VOL/A und die Beschränkte Ausschreibung sind wie folgt festgelegt.

Verhandlungsverfahren bzw. freihändige Vergabe

Bei der freihändigen Vergabe werden Leistungen ohne förmliches Verfahren vergeben. Trotzdem gelten auch hier bestimmte Regelungen. Ähnlich wie bei der Beschränkten Ausschreibung / dem Nichtoffenen Verfahren wendet sich die Vergabestelle an ein oder mehrere Unternehmen direkt, wobei auch hier in der Regel ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet werden kann. Das Verfahren unterscheidet sich grundsätzlich insofern von den anderen, als dass mit den Unternehmen über die Auftragsbedingungen verhandelt werden kann. Die anderen Vergabearten verbieten ausdrücklich Verhandlungen mit den Bietern.

Bei Auftrageswerten für Leistungen und Lieferungen über 500 Euro müssen unabhängig von dem anzuwendenden Vergabeverfahren mindestens drei Angebote eingeholt werden.

Das Verhandlungsverfahren entspricht in seinem Ablauf der Freihändigen Vergabe mit öffentlichen Teilnahmewettbewerb. Es ist mit vorheriger Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union zu veröffentlichen.

Direktkauf

Neu in der VOL wurde jetzt der sogenannte Direktkauf aufgenommen. E gilt die Bagatellgrenze von 500 Euro (netto). Hier ist kein Vergabeverfahren vorgegeben, daher sind hier auch Katalog-, Internet,- oder Telefonbestellungen möglich.

Achtung!

Eine Teilung von Beschaffungen, um unter den Grenzbetrag zu kommen, ist nicht zulässig. Leistungen, die in Rahmenverträgen enthalten sind, fallen nicht unter die Bagatellgrenze.

Ablauf im Vergabeverfahren

Nach dem die Bieter die Vergabeunterlagen (Anschreiben, Leistungsbeschreibung, Aufforderung zur Angebotsabgabe usw.) erhalten haben, können sie ihr schriftliches Angebot innerhalb einer festgelegten Frist abgeben. Bis zum Ablauf der Frist kann der Bieter sein Angebot auch wieder zurückziehen oder durch ein neues Angebot ersetzen. Verspätet abgegebene Angebote werden nicht berücksichtigt. Anschließend erfolgt die Prüfung der ordnungsgemäßen Angebote und deren Wertung. All die Bieter, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung die erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen, kommen für die Auswahl des Zuschlages in Betracht. Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat. Dabei ist nicht allein der niedrigste Angebotspreis entscheidend. Die übrigen Angebote gelten als nicht berücksichtigt. Auf schriftlichen Antrag wird dem erfolglosen Bieter die Ablehnung, bzw. die Gründe für die Ablehnung seines Angebotes schriflich mitgeteilt.

Bei EU-weiten Verfahren müssen Bieter, die kein Zuschlag erhalten haben gemäß den Bestimmungen der VgV immer über die Nichtberücksichtigung ihres Antrages informiert werden (15 Tage vor beabsichtigter Zuschlagserteilung an der erfolgreichen Bieter).

Den Vergabeleitfaden können Sie hier als word-Dokument downloaden:

Sollten Sie Fragen zu beabsichtigten Ausschreibungen haben, oder wünschen unsere Beratung und Unterstützung, wenden Sie sich bitte an:

Technische Abteilung

Referat Beschaffung

Ilona Domke

Sachgebietsleiterin

Vergabe/Ausschreibungen

Ziegelstr. 13c

10117 Berlin

Tel: ++49(30)2093-6980

Email: ilona.domke@uv.hu-berlin.de

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