Humboldt-Universität zu Berlin - Technische Abteilung

Hinweise zum Beschaffungsverfahren an der Humboldt-Universität zu Berlin bei Beschaffungen aus Haushalts-, Investitions- und Drittmitteln


 

1. Lieferleistungen/Dienstleistungen bis zu einem voraussichtlichen Wert von

• bis 1000 Euro je Beschaffungsvorgang (ohne Umsatzsteuer) können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit von den mittelbewirtschaftenden Stellen ohne ein Vergabeverfahren selbst beschafft werden (Direktkauf). Die Beschaffung erfolgt über das ARIBA-System und ausschließlich über den dezentralen Einkauf.
• bis 10.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) können die mittelbewirtschaftenden Stellen im Form von Verhandlungsvergaben (unter Einholung von mind. drei Angeboten und entsprechender Vergabedokumentation) ebenfalls die Beschaffung selbst durchführen. Für die Dokumentation der Beschaffung siehe auch unter dem Button "Ablauf Vergabeverfahren". Die Beschaffung ist über ARIBA abzubilden und erfolgt ausschließlich über den dezentralen Einkauf.
• Beschaffungen aus Rahmenverträgen können unabhängig von der Beschaffungssumme von den mittelbewirtschaftenden Stellen unter Einbeziehung der entsprechenden Genehmiger direkt im ARIBA-System ausgelöst werden und bedürfen nicht der Einbeziehung einer Einkäufergruppe. Grundsätzlich sind Bedarfe, die über Rahmenverträge abgedeckt sind, auch über diese zu decken. Ein Abweichen der Beschaffung aus vorhandenen Rahmenverträgen bedarf einer ausführlichen Dokumentation.
• Jede Software-Beschaffung ist grundsätzlich und in jeder Höhe über die zentrale Software-Beschaffung zu beauftragen, also an das Softwareservice des CMS (s. Einkäufergruppe Z1)

2. Ab einem Auftragswert von 10.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) müssen grundsätzlich alle Beschaffungsmassnahmen über das ARIBA-System an den zentralen Einkauf weitergeleitet werden.  Dazu geben Sie Ihren Bedarfsanforderung über das Ariba-System ein mit allen erforderlichen Genehmigungsschritten. 
    

Der Beschaffungsanforderung ist eine ausführliche Leistungsbeschreibung sowie ab einer Summe von 800 Euro ein Inventarstammblatt beizufügen.

Nach Eingang der Anforderung im Referat Beschaffung wird auf Grundlage der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) sowie weiteren Ausführungsbestimmungen über die Art des Vergabeverfahrens entschieden und die Ware aufgrund der vorliegenden Leistungsbeschreibung bzw. technischen Spezifikation im Zuge eines Wettbewerbs beschafft. Die dazu geführte Dokumentation dient dabei als revisionssicherer Nachweis des durchgeführten Vergabeverfahrens.

Liegen Ausnahmetatbestände nach § 8 UVgO für eine Verhandlungsvergabe vor, die ein Abweichen vom Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung rechtfertigen, ist das Ergebnis der Recherche sowie eine ausführliche Begründung zum Ausschreibungsverzicht dem Beschaffungsvorgang in Ariba als Dokumentation beizufügen (Angaben zur technische Spezifikation des Beschaffungsgegenstandes, die ausführliche Dokumentation der Recherche zur Ermittlung des Bieterkreises und das Ergebnis der Recherche mit entsprechender Begründung zum Verzicht auf Ausschreibung) Das entsprechende Formular finden Sie unter der Rubrik Formulare. Wenn Sie nicht sicher sind, ob für Ihr Beschaffungsvorgang ein Ausschreibungsverzicht in Anwendung gebracht werden kann, setzen Sie sich bitte vor dem eigentlichen Beschaffungsvorgang mit dem zentralen Einkauf in Verbindung um unnötige zusätzliche Bearbeitungszeiten zu vermeiden. Nach Prüfung der Ausnahmetatbestände entscheidet die Vergabestelle abschließend über das einzuleitende Vergabeverfahren. Ergeben sich aus den eingereichten Unterlagen der Bedarfsanforderer Fragen, setzt sich der/die zuständige Einkäufer/in der Beschaffungsstelle mit dem angegebenen fachlich zuständigen Bedarfsanforderer in Verbindung.

Bereits eingeholte Angebote können nur berücksichtigt werden, wenn diese auf Grundlage einer einheitlich vorgegebenen Leistungsbeschreibung eingeholt und die Verfahrensvorschriften bezüglich der Angebotseröffnung eingehalten worden sind. Dazu muss eine entsprechende Dokumentation der Anfragen zur Angebotseinholung, Wertungskriterien, Niederschrift der Angebote sowie der Auswertung der Angebote vorliegen. Das Formular für den Nachweis finden Sie unter dem Button Formulare. Andernfalls sind die Angebote für die Beschaffungsstelle nur als Informationsgrundlage verwertbar und es wird ein Vergabverfahren durchgeführt.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass es bedingt durch die einzuhaltenden Vergabeverfahren (EU Verfahren) zu Beschaffungszeiten von mehreren Monaten kommen kann. Bitte leiten Sie deshalb das Verfahren zum frühestmöglichen Zeitpunkt ein, indem Sie die HU-Anforderung an das Referat Beschaffung übermitteln bzw. mit uns Verbindung aufnehmen. Es wird dringend empfohlen, sich im Vorfeld der Beschaffungsmaßnahmen, die ein Europaweites Verfahren erfordern, mit Frau Domke, Leiterin Vergabestelle, Tel: 99885 oder per email: ta-vergabestellevol@hu-berlin.de  in Verbindung zu setzen.

Als Beschaffungsstelle sind wir bemüht, Sie vom Verwaltungsaufwand zu befreien und Ihre Beschaffungswünsche schnellstmöglich zu realisieren. Die Umsetzung dieser Zielstellung hängt aber wesentlich von der Einhaltung zuvor aufgeführter Verfahrensweise ab. Aus diesem Grund möchten wir Sie bitten, die oben aufgeführte Verfahrensweise einzuhalten.