Verhandlungsvergabe
Das hier beschriebene Verfahren wird nur in dem Falle durchgeführt, wenn ausserhalb von SAP beschafft werden soll. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Ilona Domke
(1000 -10.000 Euro netto)
In diesem Verfahren müssen mind. drei Angebote auf Grundlage einer gleichlautenden Leistungsbeschreibung eingeholt werden (Vergleichbarkeit der Angebote; Dabei spielt es keine Rolle, ob nur ein Leistungsgegenstand oder mehrere zusammen eingekauft werden. Ausschlaggebend ist die Gesamtsumme für das Beschaffungsvorhaben.
Folgender Ablauf ist zu beachten:
1. Erstellen eines Vergabeorbereitungsvermerks (Angabe zum gewählten Verfahren, Finanzierungsquelle, Wertungskriterien usw.)
2. Erstellen der Vergabeunterlagen (wird den Bietern zugesandt - kann per Email geschehen) und beinhaltet:
Angebotsblatt (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden), Erklärung zum Vorliegen von Ausschlussgründen
(ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden), Zusätzliche Vertragsbedingungen (bei Lieferleistungen),
Werkvertrag bei Dienstleistungen mit nichtjuristischen Personen, Leistungsbeschreibung
3. Niederschrift der eingegangenen Angebot und formale Prüfung der Angebote
Prüfen auf Vorliegen der Eigenerklärung sowie ob das Formblatt "Angebot" unterzeichnet mit eingereicht worden ist (liegt dieses
Formblatt nicht bei, darf das Angebot nicht gewertet werden. Hierbei ist das "Vier-Augen-Prinzip zu beachten.
Die Erklärung zu den Ausschlussgründen kann bei Nichtvorlage nachgefordert werden)
4. Auswertung der Angebote (wenn nicht nur der Preis als Entscheidungsvorlage zum Tragen kommt, ist eine entsprechende
Auswertematrix zu erstellen). Ein Muster zur Wertungsmatrix finden Sie unter Formulare. Die Wertungsmatrix mit entsprechenden
Wertungskriterien ist grundsätzlich vor der Angebotseinholung zu erstellen.
5. Erstellung des Vergabevermerkes
6. Auftragserteilung
7. Absageschreiben an nicht berücksichtigte Bieter
Aufbau der Vergabeakte:
1. Vorbereitungsvermerk
2. Leistungsverzeichnis/Preisblatt
3. Wertungsmatrix
4. Niederschrift der Angebotseröffnung
5. Auswertung der Angebote (entweder reiner Preisspiegel oder wenn eine Wertung vorgenommen wird Wertungsmatrix mit Erläuterung der
Punktevergabe
6. Zuschlagsbegründung
7. Vergabevermerk
8. Auftragserteilung /Absageschreiben
9. Formular zu den Ausschlussgründen (Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit) ist bei jeder Vergabe vom Bestbieter, der den Zuschlag erhalten soll,
vor der Auftragsvergabe einzuholen.
Die dafür notwendigen Formulare finden Sie links unter dem Button "Formulare"