Geschäftsgang bei Beschaffungen über 10000 Euro
Das Referat Beschaffung informiert über den Geschäftsgang bei Beschaffungen über 10.000 Euro (netto).
Um eine zügige und vergaberechtlich konforme Beschaffung auf Grundlage der Landeshaushaltsordnung § 55 in Verbindung mit den Ausführungsbestimmungen gewährleisten zu können, bittet das Referat um Beachtung folgender Geschäftsgänge:
Beschaffungen über 10.000 Euro (netto):
Grundsätzlich werden alle Beschaffungsanforderungen über einem Beschaffungswert von 10.000 Euro netto ausschließlich über den Zentralen Einkauf durchgeführt. Dafür sind folgende Unterlagen in Ariba einzureichen:
- aussagekräftige Leistungsbeschreibung (ggf. auch Pläne, Skizzen usw.)
- Wertungsmatrix, wenn außerhalb des Preises der Auftrag vergeben werden soll
- Vorschlag zum aufzunehmenden Bieterkreis
- Inventarstammblatt bei Beschaffung über 800 Euro (nicht bei Dienstleistungen)
- Vertragsmuster (z.B. EVB-IT-, Werk-, Honorar-, Freiberufler-, Dienstleistungs-, oder Servicevertrag)
Die mit dem Beschaffungsvorgang bereits mitgesandten Angebote dienen nur noch zur Ermittlung des Bieterkreises. Ausschreibungsverfahren werden ausschließlich durch den zentralen Einkauf durchgeführt.
Dieses Verfahren gilt ab dem 1.6.2025 und ist zwingend einzuhalten.
Beschaffungsvorgänge über 10.000 Euro (netto) mit vermutetem Alleinstellungsmerkmal:
- Mit dem Beschaffungsvorgang ist das Formblatt „Dokumentation des Alleinstellungsmerkmals“ vollständig und nachvollziehbar ausgefüllt, sowie ggf. das eingeholte Angebot und der entsprechende Vertragsentwurf (z.B. Werkvertrag wenn notwendig) beizulegen. Der Zentrale Einkauf prüft auf Grundlage dieser Dokumentation den Ausschreibungsverzicht. Bei Rückfragen zur Dokumentation wird sich der Einkauf mit dem Anforderer zwecks Klärung offener Fragen in Verbindung setzen. Bei vollständiger und nachvollziehbarer Dokumentation löst der Zentrale Einkauf den Bestellvorgang aus.
Bei allen einzureichenden Bedarfsanforderungen behält sich der Einkauf Rückfragen vor. Bei fehlenden Zuarbeiten weist der Zentrale Einkauf den Anforderer darauf hin. Dafür behält sich der Zentrale Einkauf eine max. Rücklaufzeit von 10 Tagen vor. Nach Ablauf dieser Frist wird der Vorgang in Ariba abgelehnt.
Drittmittel-Projekte:
Werden ausschreibungspflichtige Anträge für Drittmittelprojekte geplant, sind diese mit der Beantragung dem Zentralen Einkauf (Vergabestelle) anzumelden, damit geprüft werden kann, ob bereits mit einer Vorinformation (EU-Vergaben) der Ausschreibungsvorgang stark verkürzt werden kann. Bei Nichtanmeldung komplexer Drittmittelbeschaffungen im Zentralen Einkauf kann eine fristgerechte, vergaberechtlich korrekte Beschaffung nicht gewährleistet werden.
https://intranet.hu-berlin.de/pages/humboldt/apps/blog/verwaltung-service/view/b1f4cc4a-8462-4f09-8378-40063da43fee